Outsourcing: quando è utile terziarizzare le attività logistiche?

Outsourcing Logistico

L’outsourcing logistico è una scelta strategica che comporta la valutazione dei vantaggi e dei rischi legati all’esternalizzazione di un fattore ormai riconosciuto come critico per il successo in un mercato spesso saturo, livellato dal punto di vista della qualità del prodotto ed estremamente aggressivo sul fronte dei prezzi.

Nel comune sentire aziendale la terziarizzazione viene vista molto spesso (anche a ragione) come una cessione del proprio “saper fare”, ossia del know how aziendale. Terziarizzare, cioè far gestire ad altri ciò che fino a ieri si gestiva in proprio, rappresenta in un certo senso rinunciare ad una parte dell’azienda e ad una competenza specifica di essa.

L’outsourcing della distribuzione fisica (o di una parte di essa) non deve essere considerato un semplice atto di acquisto di servizi logistici, ma deve essere vissuto come una scelta strategica che ha delle importanti ricadute sui costi operativi e sul livello di servizio erogato al cliente.

Il successo dipende dalle specifiche peculiarità aziendali, dall’accuratezza del progetto di outsourcing e da come viene condotto il tender di fornitura.

L’outsourcing della distribuzione fisica può riguardare:

• il trasporto
• il magazzino (housing e handling)
• le attività di manovalanza in magazzino (cioè gli asset sono dell’azienda e viene terziarizzata, prevalentemente ad una cooperativa, solo la parte riguardante le risorse umane coinvolte)
• tutto il processo di distribuzione fisica delle merci (housing, handling e trasporti)

Secondo una ricerca condotta dall’HIDC (Holland International Distribution Council) i vantaggi derivanti dalla terziarizzazione delle attività logistiche sono: la riduzione dei costi operativi totali, il miglior utilizzo degli stock a magazzino e, in generale, una migliore competizione sul mercato. Ma il vantaggio di gran lunga più ricercato in progetti di questo genere è l’assenza di capitali investiti in immobili, impianti, strutture e personale. In questo modo si rende un costo fisso, quale normalmente è la logistica di magazzino, un costo in certa misura variabile (le tariffe sono proporzionali alle attività all’interno di una forbice di variazione dei flussi e delle giacenze).

Ma la via della terziarizzazione si percorre soltanto per una questione di abbattimento dei costi o anche per migliorare l’efficienza ed il servizio reso al cliente? La risposta è veramente complessa e, ovviamente, dipende molto dalla situazione logistica da cui si parte. A parer mio, per volermi schierare, delegare le attività logistiche non porta di per sé né l’una (la diminuzione dei costi) né l’altra cosa (il miglioramento del servizio): è solo attraverso un progetto ben fatto che si hanno i migliori risultati.

Le fasi del progetto di outsourcing del magazzino

• Lo svolgimento di un accurato studio di valutazione della convenienza a terziarizzare
• L’analisi dei processi e dei principali dati di funzionamento (flussi IN/OUT, giacenze, etc.)
• La costruzione della vendor list
• Lo svolgimento di audit presso i fornitori partecipanti al tender
• La redazione del capitolato tecnico logistico che a sua volta vuol dire l’individuazione dell’articolazione della tariffa, la definizione dei Service Level Agreement e dei KPI da monitorare
• la gestione del cambiamento e l’attivazione del nuovo servizio
• la gestione della relazione day by day con il partner logistico (la creazione di un cruscotto logistico condiviso, l’erogazione di survey del livello di servizio, la conduzione di audit presso la struttura del partner, etc.)

Quindi concludendo la terziarizzazione dei processi logistici non è che una freccia al nostro arco, uno dei modelli che abbiamo a disposizione per il miglioramento della logistica di magazzino. Attenzione però, spesso l’outsourcing ci viene disegnato come una strada che riduce i rischi; senz’altro riduce il capitale investito e (forse) anche i costi operativi, ma quanto può essere alto il rischio di sbagliare e di portarsi dietro l’errore per lungo tempo (es: scegliere il fornitore sbagliato, sostenere costi di esercizio più elevati, patire lunghi avviamenti, pregiudicare il servizio al cliente, etc.)?

L’outsourcing logistico rappresenta una scelta di grande flessibilità che permette allo stesso tempo di focalizzare l’investimento delle risorse nel proprio core business. Tuttavia esistono elementi di rischio da non sottovalutare, che richiedono pertanto una metodologia di supporto alla realizzazione di una soluzione di successo.

Le 8 regole per avere successo

1. Ragionare a lungo termine e non solo con l’obiettivo di riduzione immediata dei costi.
2. I processi che si intendono esternalizzare devono essere già ottimizzati; non ci si deve aspettare che se ne preoccupi il fornitore.
3. Effettuare un’attenta analisi dei rischi e valutare le modalità della terziarizzazione e il numero dei fornitori.
4. Scegliere il fornitore giusto – facile direte voi, facile rispondo io se seguiamo il metodo giusto e se dedichiamo il giusto tempo a tutte le fasi del progetto
5. Prepararsi a gestire le fasi di transizione e gli inevitabili problemi connessi al cambiamento
6. La decisione di procedere ad una operazione di outsourcing deve essere possibilmente condivisa a tutti i livelli aziendali e il Top Management deve mostrarsi in prima linea come parte del cambiamento assieme al resto dell’organizzazione. Comunicare e formare.
7. Impostare un modello di misurazione delle prestazioni (condiviso col partner logistico) per capire i motivi di eventuali scostamenti dei valori obiettivo (non per trovare o punire i colpevoli).
8. Impostare una relazione col fornitore basata sulla periodica revisione degli obiettivi; così facendo è più probabile che si costruiscano relazioni più durature ed efficaci.

Il nostro personale più preparato, ha sviluppato un approccio alla gestione dei tender logistici ben consolidato che ha permesso ai nostri clienti di realizzare processi di outsourcing di successo.